「会議中」「打ち合わせ中」「朝礼中」の電話の取次ぎ方法

お客様から電話がかかってきた時、本人が席にいればスムーズに取り次ぐことができますが、本人が不在であるとき、どのように言えばよいのか迷いますね。

特に皆さんが迷われるのは「会議中」「打ち合わせ中」「朝礼中」です。

3者に共通なのは、「社内の用事」であるということです。社内の用事を優先させて、お客様を待たせることは失礼なのではないか。と考えると迷ってしまいますね。

会議中の場合のベストな表現

「会議中」「打ち合わせ中」「朝礼中」のベストな表現は、

「申し訳ございません。只今、○○は、席を外しております。□時頃には戻る予定ですが、お急ぎでしょうか」です。

ここでのポイントは、「会議中です」とは言わないことです。「打ち合わせ中」「朝礼中」も同様です。

会議中と言ってしまうと、お客様の中には「社内の用事を優先するのは何事だ！」と思う方もいらっしゃいます。

従って「会議中」ではなく「席を外しております」という表現をし、会議の終了時間を目安として戻る時刻を「□時頃戻る予定ですが、」と伝えします。

最後に「お急ぎでしょうか」と言う一言を添えて、お客様の用件が急ぎであれば、すぐに担当者に変われるようにします。もし急ぎでないのであれば、後ほどお電話をするように伝えます。

この方法であれば、お客様も社内の用事も両立させることができます。

補足

ただ、最近では、企業によっては「会議中」であることを明確に相手に伝えた方が状況をご理解いただけるため、あえて「会議中」と伝えましょうと社内ルールで決まっている会社も増えてきています。

本記事は、株式会社アイビーエーの「電話応対研修（基礎・応用・発展）」の内容をもとに紹介しています。